Como gerenciar o tempo e aumentar a produtividade

Num mundo cheio de estímulos, distrações e em que tudo é para ontem, a sensação de terminar o dia (ou semana, mês e ano) com milhões de pendências é algo comum. Com técnicas simples e adequadas de gestão do tempo, pode-se otimizar o período dedicado a cada tarefa, sobrando mais tempo para se dedicar a atividades de lazer, estudos e até mesmo empreender.

Muitas pessoas se identificam com a seguinte situação: você responde a uma mensagem no WhatsApp, dá uma espiada no Insta e outra no Facebook. Curte alguns posts, compartilha… Nesse meio tempo, já existem novas mensagens esperando para serem respondidas. Ao final do dia, uma lamentável constatação: a lista de tarefas continua com atividades pendentes e a sensação é de que faltou tempo.

“São pequenas coisas e muitas são, inclusive, importantes. Mas, quando mal priorizadas ou gerenciadas, roubam um tempo precioso”, explica a mentoring Karen Waechter, mestre em direção de recursos humanos e graduada em processos gerenciais. Ao longo da sua carreira, Karen vem auxiliando profissionais a se posicionarem melhor no mercado, empresários e equipes. Ela conta que a otimização do tempo traz resultados muito positivos, porque a pessoa começa a perceber que pode fazer mais atividades bem feitas – diminuindo, inclusive, o stress.

“Seja para estudar para um concurso, desenvolver tarefas importantes para o desenvolvimento da empresa ou mesmo aprimorar-se na carreira, um passo importante é planejar o que será feito”, explica a mentoring. Karen complementa que é humanamente impossível concentrar-se e executar uma tarefa que exige atenção e, ao mesmo tempo, atualizar as redes, responder contatos etc.

“Não se trata de abandonar esses meios de comunicação, até porque também são importantes ferramentas de trabalho, e sim otimizar o uso”, explica. A dica é estabelecer metas, categorizar as tarefas e reservar, estrategicamente, alguns momentos do dia para retornar mensagens, conferir Facebook, Instagram etc. “Inclusive, descansar”, salienta. Karen lembra, ainda, que os ladrões de tempo não estão apenas naquela espiada nas redes sociais. “Às vezes, paramos uns poucos minutos e contamos como ‘perdido’ apenas a pausa. Porém, para engrenar novamente, desperdiçamos um tempo precioso que é difícil contabilizar”, esclarece.

Técnicas de otimização e gestão do tempo

O mais importante é saber o que funciona para cada pessoa ou organização e isso depende também da natureza das atividades desenvolvidas. O que é comum a todos é a necessidade de encontrar um método efetivo. Entre as diversas técnicas disponíveis, Karen explica que a matriz GUT  – Gravidade, Urgência e Tendência é eficiente para a priorização das tarefas.

Com foco na resolução de problemas, a ferramenta consiste em uma planilha, na qual são listados todos os problemas (entendidos também como tarefas para atingir uma meta). Em seguida, a cada um dos itens da lista são atribuídos pontos de um a cinco conforme a gravidade, urgência e tendência. Assim, o primeiro passo é analisar a situação e ponderar a gravidade, conforme os critérios / pontos:

  1. sem gravidade: 1 ponto;
  2. pouco grave: 2 pontos;
  3. grave: 3 pontos;
  4. muito grave: 4 pontos;
  5. extremamente grave: 5 pontos.

O fator urgência deve ser pontuado também de um a cinco, a partir do tempo disponível para a entrega da tarefa, conforme os critérios:

  1. pode esperar: 1 ponto;
  2. pouco urgente: 2 pontos;
  3. urgente, merece atenção no curto prazo: 3 pontos;
  4. muito urgente: 4 pontos;
  5. necessidade de ação imediata: 5 pontos.

Por fim, analisa-se a tendência, ou seja, se não for tomada uma ação, qual a probabilidade de a situação piorar?

  1. não irá mudar: 1 ponto;
  2. irá piorar a longo prazo: 2 pontos;
  3. irá piorar a médio prazo: 3 pontos;
  4. irá piorar a curto prazo: 4 pontos;
  5. irá piorar rapidamente: 5 pontos.

Ao final, cada um dos itens deve ter seus pontos somados. As questões com pontuação mais alta devem ser resolvidas primeiro. Karen explica que as planilhas são ótimas para facilitar essa organização, já que calculam as pontuações automaticamente, especialmente para listas mais longas. “Mas a técnica também pode ser usada por quem prefere fazer anotações à mão, num caderno de estudos, por exemplo, ou em um quadro que fique visível. É imprescindível, porém, saber como classificar corretamente cada um dos itens”, esclarece.

Pomodoro

No que se refere à concentração nas tarefas, a dica da mentoring é a técnica Pomodoro, que é extremamente simples. Ela consiste no estabelecimento de períodos de tempo, geralmente de 25 minutos, em que a pessoa não irá fazer mais nada além de se concentrar na atividade. Ao final do período, faz uma pausa de 5 minutos e, ao final alguns ciclos Pomodoro, uma pausa mais longa. A sugestão é usar aplicativos baseados no método ou mesmo um timer com despertador, evitando olhar no relógio o tempo todo.

“O método tem como base a nossa capacidade de nos mantermos concentrados em uma tarefa e estimulá-la. O período de 25 minutos é curto e isso é ótimo para diminuir a ansiedade e procrastinação, sendo muito eficaz para pessoas mais agitadas. Afinal, é menos de meia hora sem interrupções”, comenta Karen. Na prática, um estudante, por exemplo, que precisa ler 100 páginas de um livro pode dividir o plano de estudos e ir executando um a um dos itens dentro dos períodos do Pomodoro.

Porém, existem atividades – e perfis -, que exigem mais tempo de concentração. “Cada um pode adaptar o ciclo do Pomodoro para as suas necessidades. O importante é manter a disciplina e respeitar as pausas, que são essenciais para a concentração no próximo ciclo”, explica. A mentoring sugere que as pausas sejam usadas para a realização de exercícios físicos e até mesmo aquelas espiadinhas nas redes sociais.

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